# Как выбрать систему CRM для отдела продаж: три подхода и их затраты

Источник: https://offer-for-job.ru/s/powerteam/blog/kak-vybrat-crm-sistemu-dlya-otdela-prodazh-sravnenie-podhodov-i-zatrat  
Сайт: Автоматизация бизнеса и система роста — Елена Деркач  
Автор: elederkach, Собственник компании  
Опубликовано: 2026-11-05  
Обновлено: 2026-11-05  

Как выбрать систему CRM, если у Вас 5–15 менеджеров, а заявки теряются между таблицами и личными переписками? Чтобы понять, какую CRM выбрать, сравните три способа вести сделки: остаться в таблицах, настроить систему своими силами или привлечь подрядчика. Контроль заявок, рабочее время команды и бюджет покажут, что подойдёт Вашему отделу.

## Коротко

- Таблицы обходятся без расходов на настройку CRM, но требуют вручную передавать заявки и собирать отчёт.
- Самостоятельный запуск CRM требует владельца настройки, времени на перенос сделок и обучения всех участников продаж.
- Подрядчик берёт на себя техническую часть запуска; руководитель согласует этапы, ответственных и принимает работу.
- Сравнивайте три способа за одинаковые 3 месяца: учитывайте лицензии, работы и часы команды.

## Почему отдел из 5–15 человек теряет сделки в таблицах?

Когда контакты живут в таблицах и личных переписках, руководитель не видит, кто отвечает за заявку и какой шаг следующий. Клиент написал одному менеджеру, тот ушёл в отпуск, а в общем файле осталась только фамилия. Клиент ждёт ответа, руководитель видит строку «в работе» и считает, что с ним уже связались.

Таблица хранит записи, но сама не назначает ответственного, не собирает историю переписки и не напоминает о следующем контакте. Чтобы получить отчёт, руководитель просит обновить строки, сводит цифры вручную и разбирается, почему у двух менеджеров разные статусы одной сделки. Пока команда выясняет, кто должен перезвонить, заявка остывает.

> **Пример: ПРИМЕР — передача заявки в отделе продаж.** Если обращение приходит вечером, дежурный должен записать его в общий список, назначить ответственного из утренней смены и указать срок ответа. Утром проверьте, что заявка не осталась в личной таблице.

У CRM для менеджеров продаж другая задача: по каждой заявке хранить ответственного, этап и ближайшее действие в одном месте. Но покупка доступа сама по себе не заставит команду заполнять карточки. Если порядок передачи заявок остался прежним, Вы получите платную систему и тот же ручной поиск. Поэтому сначала полезно сравнить **способы работы**, а уже затем выбирать программу.

## Как сравнивать способы вести сделки?

Я сравниваю способы по тому, сколько заявок команда удерживает под контролем и сколько денег и рабочего времени на это тратит. Эффект виден по трём вещам: у каждой заявки есть ответственный, у сделки записан следующий шаг, а руководитель получает отчёт без опроса менеджеров. Затраты складываются из лицензий, настройки, переноса контактов и часов людей, которые будут вести сделки.

Я, Елена Деркач, предлагаю начать с маршрута одной реальной заявки: от первого сообщения до оплаты или отказа. Запишите, кто принимает обращение, кто передаёт его дальше и в какой момент Вы перестаёте видеть статус. Так легче понять, как выбрать систему CRM под собственную воронку: нужные поля и автоматические действия следуют из маршрута заявки, а не из списка функций на рекламной странице.

- Таблицы: почти нет расходов на новый инструмент, но менеджеры вручную обновляют этапы и передают заявки.
- Самостоятельная настройка CRM: Вы платите за выбранный сервис и выделяете время своего сотрудника на запуск.
- CRM с настройкой подрядчиком: кроме доступа к сервису оплачиваете работы, зато отдаёте специалисту часть настройки и обучения.

> **Один вопрос для каждого варианта.** Возьмите 10 последних обращений и попробуйте назвать ответственного и дату следующего действия по каждому. Посчитайте, сколько минут уходит на ответ: это отправная точка для сравнения.

В этой логике сравнение CRM-систем начинается после выбора способа внедрения. Один и тот же сервис даст разный итог, если в одном отделе руководитель ежедневно приводит карточки в порядок, а в другом назначены ответственные и прописаны этапы. Сначала сравним цену привычного способа — таблиц.

## Когда таблиц достаточно?

Таблицы подходят, если заявок немного, этапы простые и один человек отвечает за обновление данных. В отделе из 5–15 человек решающее условие — кто именно сводит информацию: если для ответа на вопрос «сколько сделок ждут звонка?» Вы собираете статусы из нескольких файлов, экономия на лицензии уже забирает рабочее время.

Сделайте в общем файле минимум четыре обязательных поля: ответственный, текущий этап, дата следующего контакта и итог последнего разговора. Отдельно фиксируйте источник заявки и дату создания. Руководитель открывает один вид по просроченным действиям, менеджеры обновляют записи сразу после разговора; иначе отчёт отражает вчерашние обещания, а не сегодняшнюю работу.

**Плюсы:**
- Можно начать в знакомом инструменте без оплаты настройки CRM.
- Этапы и поля легко изменить самостоятельно.

**Минусы:**
- Передача заявки и напоминания остаются ручной работой.
- История общения распадается между файлом, почтой и мессенджерами.
- Руководитель тратит время на поиск расхождений в отчётах.

Скажу честно: таблицу имеет смысл оставлять, пока Вы можете за несколько минут увидеть просроченные действия и передать заявку другому менеджеру без поиска переписки. Когда это занимает отдельный созвон с командой, пора оценивать самостоятельный запуск CRM. Разница в том, кто возьмёт на себя настройку и сколько часов это отнимет.

## Когда настраивать CRM своими силами?

Самостоятельная настройка CRM подходит, если у Вас есть сотрудник, который выделит время на воронку, перенос контактов и обучение менеджеров. Для отдела из 5–15 человек это отдельная задача: сначала разобраться в текущих этапах, затем настроить поля, права доступа и правила передачи заявок. Если поручить её самому загруженному продавцу без времени в расписании, карточки будут заполняться урывками.

Чтобы понять, как настроить воронку продаж, возьмите 10 завершённых и 10 незавершённых сделок. Выпишите повторяющиеся действия менеджера: новый запрос, первый контакт, согласование условий, оплата или отказ. Для каждого этапа запишите, какое действие переводит сделку дальше, кто это делает и когда руководителю нужен сигнал о задержке. Так Вы отделите реальные шаги продажи от статусов вроде «думает», которые каждый понимает по-своему. Читайте также: Подбор менеджеров по продажам: агентство, рекрутер или автоматизация?.

1. Назначьте одного владельца настройки и согласуйте этапы с руководителем и менеджерами.
2. Перенесите открытые сделки и проверьте ответственного, телефон и следующее действие по каждой.
3. Подключите входящие обращения из тех каналов, которыми отдел уже пользуется.
4. Обучите менеджеров на собственных заявках и неделю просматривайте просроченные действия.

**Плюсы:**
- Команда сама определяет этапы и меняет их без очереди к подрядчику.
- Вместо подрядчика Вы выделяете время своего сотрудника на настройку.

**Минусы:**
- Владелец настройки отвлекается от своих обычных задач.
- Ошибки при переносе и распределении заявок приходится исправлять своими силами.
- Лицензии и платные подключения всё равно входят в бюджет.

Если Вы поручаете настройку старшему менеджеру, выделите ему время помимо звонков. При переносе открытых сделок проверьте, что в каждой карточке указаны ответственный и дата следующего контакта. Иначе команда не увидит, кому звонить, даже если интерфейс CRM понятен.

## Когда поручить настройку подрядчику?

Подрядчик нужен, если команда хочет быстрее перейти к единой воронке и готова оплачивать проектные работы помимо лицензий. Специалист может взять на себя разметку этапов, настройку, перенос открытых сделок и подготовку менеджеров. Руководитель при этом принимает решения: какие заявки считать новыми, кому их назначать и что показывать в отчёте. Если эти правила не согласованы, подрядчик настроит чужую догадку о Ваших продажах.

Перед началом работ попросите показать на Вашем сценарии путь заявки от обращения до следующего действия. Согласуйте перечень входящих каналов, обязательные поля карточки, права менеджера и руководителя, правила для пропущенных контактов и способ обучения команды. Приёмка понятна: возьмите несколько своих заявок и пройдите их по воронке вместе с исполнителем. Попросите назвать отдельно стоимость доступа, работ и дальнейших изменений.

**Плюсы:**
- Настройку и перенос выполняет специалист, поэтому руководитель меньше занят техническими задачами.
- До запуска можно согласовать сценарий передачи заявки и проверить его на реальных сделках.

**Минусы:**
- К лицензиям добавляется оплата работ и возможных доработок.
- Руководителю всё равно нужно описать свой процесс и участвовать в приёмке.
- Без обучения менеджеры могут вернуться к личным таблицам.

Я, Елена Деркач, помогаю выстроить бизнес-процессы и предлагаю услугу «CRM с ИИ-помощниками»: настройку CRM и подключение ИИ-помощников. Такую настройку стоит обсуждать, когда уже понятно, где теряется следующий шаг сделки: помощника подключают к конкретной задаче, а правила работы воронки задают люди. Цену услуги назову по запросу; для общей оценки расходов на внедрение пригодится разбор состава работ и внедрение crm цены.

Например, если заявки приходят с сайта и из сообщений, согласуйте сначала, кто получает обращение и когда оно считается просроченным. После этого можно обсуждать настройки и помощников: иначе автоматизация быстрее разошлёт заявки, но руководитель всё так же не увидит, кто с ними работает.

## Что покажет сравнение затрат и контроля?

Сравните три подхода по расходам, времени руководителя, сроку перехода и тому, кто отвечает за пропущенную заявку. Для начала оцените свой отдел, а не рекламную цену доступа: у двух компаний с одинаковыми 10 менеджерами могут различаться число входящих каналов и количество передач сделки между людьми. В таблице ниже показано, за что именно Вы платите при каждом подходе и где остаётся ручная работа.

**Три способа вести сделки для отдела из 5–15 человек**

| Критерий | Таблицы | CRM своими силами | CRM с подрядчиком |
| --- | --- | --- | --- |
| Расходы | Рабочие часы команды | Лицензии + часы команды | Лицензии + работы + часы команды |
| Старт | Продолжаете вести файл | После настройки и переноса | После согласования и приёмки |
| Ответственный | Назначается вручную | По правилам Вашей настройки | По согласованным правилам |
| Напоминание | Проверяет сотрудник | Настраивает сотрудник | Настраивает исполнитель |
| Отчёт | Сводите вручную | Строите из заполненных карточек | Согласуете при настройке |
| Риск | Пропустить передачу заявки | Перегрузить владельца настройки | Запустить без участия менеджеров |

Сравнение структуры расходов и задач; итоговая стоимость зависит от тарифа сервиса и объёма настройки.

Чтобы сравнить затраты без выдуманных тарифов, посчитайте только труд команды. Укажите часы руководителя и менеджеров за месяц и стоимость одного рабочего часа. В варианте с подрядчиком оставьте часы на описание воронки, согласование и приёмку: исполнитель не сможет решить за Вас, когда сделка считается выигранной.

**Сколько стоит рабочее время команды**
- Часы руководителя за месяц: 12 ч
- Суммарные часы менеджеров: 25 ч
- Стоимость рабочего часа: 900 ₽
- **Всего часов: 37 ч**
- **Стоимость времени команды: 33 300 ₽**
Подставьте свои часы отдельно для таблиц, самостоятельной настройки и работы с подрядчиком; лицензии и работы подрядчика добавьте к полученной сумме.

Сравнивайте каждый способ на одном горизонте, например **за 3 месяца**: разовые часы переноса плюс ежемесячное ведение и отчёты. Если сотрудник тратит 30 минут в рабочий день только на сводку, за 20 рабочих дней это 10 часов; при стоимости часа 900 ₽ — 9 000 ₽ рабочего времени за месяц. Эти числа показывают метод расчёта, а не цену конкретной системы. На следующем шаге соотнесите сумму со своим маршрутом заявки.

## Какой вариант выбрать Вашему отделу?

Выбирайте способ по числу передач заявки между людьми, времени на ручные отчёты и тому, кто сможет отвечать за запуск. Если менеджер сам ведёт клиента до оплаты и руководитель за несколько минут видит все следующие действия, оставьте таблицу и закрепите правила её заполнения. Если заявки переходят между сменами или каналами, а отчёт каждый раз собирается вручную, CRM даст общий список ответственных и задач — при условии, что команда записывает в неё работу.

- Есть сотрудник, которому можно выделить время на перенос, настройки и обучение? Выбирайте самостоятельный запуск и назначьте его владельцем.
- Внутри отдела некому вести проект, а заявки уже теряются при передаче? Обсудите настройку с подрядчиком и заложите время на согласование и приёмку.
- Команда из 5–15 человек ведёт разные сценарии продаж? Сначала опишите этапы по реальным сделкам, затем выбирайте CRM-систему и подключения.

Границы выбора тоже просты. Если в отделе всего несколько однотипных заявок и один ответственный, затраты на внедрение могут быть выше времени, которое Вы сегодня тратите на файл. Если команда не договорилась, когда менять этап и кому передавать клиента, даже готовая CRM не устранит путаницу: сначала закрепите эти правила.

Сделайте следующий шаг: возьмите 10 недавних обращений, отметьте потери и время на отчёт.

Хотите понять, какой путь подходит Вашему отделу? Напишите мне, Елене Деркач: разберём Вашу воронку и обсудим, где достаточно правил для таблицы, а где уместна настройка CRM с ИИ-помощниками.

## Частые вопросы

### Как понять, что отделу продаж уже тесно в Excel?

Посмотрите на последние 10 обращений: сколько раз Вы искали ответственного в переписке или спрашивали менеджеров о следующем шаге. Если для передачи клиента и отчёта приходится собирать сведения из разных файлов, единая карточка сделки с задачей даст Вам больше контроля.

### Как настроить воронку продаж перед переносом в CRM?

Возьмите завершённые и незавершённые сделки и выпишите действия, которые повторяются у менеджеров. Для каждого этапа определите условие перехода, ответственного и следующее действие; отдельно предусмотрите отказ и повторный контакт.

### Сколько сотрудников нужно обучать при запуске CRM?

Обучите всех, кто принимает, передаёт или ведёт заявки, включая руководителя: ему предстоит работать с просроченными действиями и отчётами. Начните с одной реальной сделки и попросите каждого участника выполнить свой шаг в системе.

### Как считать затраты на CRM кроме лицензии?

Сложите стоимость доступа, подключений, настройки и переноса контактов. Добавьте часы руководителя и менеджеров на подготовку воронки, обучение и еженедельное ведение; считайте все варианты за одинаковый период, например три месяца.

Темы: #таблицы #калькуляторы #crm #выбор crm #отдел продаж #внедрение crm #стоимость crm