Что делать с заявкой после консультации юриста

Запишите, чем закончилась встреча

Для начала хватит нескольких рабочих исходов. Например, стороны согласовали подготовку договора, клиент запросил уточнение, взял паузу до согласованной даты или отказался от продолжения. Отмечайте то, что произошло в разговоре. Если человек попросил прислать варианты, «ждёт условия» точнее, чем «в процессе».

В учебном примере клиент попросил прислать условия, чтобы обсудить их с партнёром. Юрист подготовит условия к четвергу, администратор отправит их в тот же день и предложит время следующего звонка. В карточке видно, чего ждёт клиент, кто готовит документ и кто отвечает за отправку.

У паузы тоже может быть понятный итог. Если клиент попросил связаться после определённой даты, поставьте задачу на эту дату. Если договорённости вернуться нет, зафиксируйте это. Тогда в очереди на повторный контакт останутся обращения, по которым такое действие уместно.

Разведите договор, оплату и передачу дела

Клиент может согласиться с предложением, подписать договор и оплатить работу в разное время. Для руководителя это разные события. По договору видно, о чём договорились, по оплате видно, что фактически поступило. Если в учёте они сливаются в один статус, отчёт перестаёт показывать, на каком шаге возникла задержка.

Отдельно договоритесь, в какой момент начинается работа по делу. У исполнителя должны быть согласованный объём, рабочие материалы в принятом месте, срок первого действия и понимание, кто общается с клиентом. Детали, которые не нужны для передачи, не стоит переносить в общую карточку.

Дайте исполнителю учебную карточку и попросите показать, где он возьмёт материалы и с чего начнёт. Если он снова идёт к сотруднику, который принимал заявку, отметьте, какой информации не хватило. Это даст конкретное требование к передаче.

Проверьте, где задерживаются обращения

Выберите несколько состоявшихся консультаций по одной услуге за сопоставимый период. По каждой восстановите порядок событий: чем закончилась встреча, что и к какому сроку обещали клиенту, кто взял задачу и когда её выполнили. Отметьте, по скольким обращениям обещанное действие сделали в срок. Проверьте этот же показатель на следующей группе похожих консультаций. Если встреч достаточно, а условия клиентам отправляют с задержкой, сначала смотрите, кто и как готовит предложение. Если условия отправляют вовремя, но ответы теряются, проверяйте согласованный повторный контакт.

У разных услуг сроки и результат могут отличаться. Имеет смысл сравнивать похожие обращения. Если по записи не видно, почему работа остановилась, уточните это у человека, который её вёл, прежде чем менять правило для всей команды.

С чего начать

На следующей консультации зафиксируйте итог одним предложением и, если работа продолжается, назначьте следующее действие там, где его увидит ответственный. Затем проверьте выполнение в согласованный срок. Когда это правило станет понятным, можно испытать напоминание о просрочке на учебном обращении. Если договорённости теряются ещё до встречи, начните с инструкции о том, как не терять заявки после первого звонка.

Если причина остановки пока неясна, к разбору воронки юридической фирмы можно подготовить один обезличенный пример. По нему видно, какие шаги уже работают и где удобнее начать проверку.